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Securepoint E-Mail Archivierung: gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -zeiten

E-Mails zu schreiben ist leicht, schnell und billig. So können z. B. Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe, Dokumente etc. sehr viel besser verschickt werden als per konventioneller Post. Die Ablösung des klassischen, schriftlichen Postversands ist durch den E-Mail-Verkehr inzwischen zu fast 75% erreicht worden. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für E-Mails und Dokumenten sind deshalb besonders wichtig geworden. Hierbei sind vorgeschriebene Zeiträume für die Aufbewahrung und die weiteren gesetzlichen Vorgaben für den Rechtsfall zu beachten.

Beispiele für gängige Aufbewahrungsfristen:



Gesetzliche Rechtsgrundlagen zur Aufbewahrung

Anwendungsgebiete Aufzubewahrende Dokumente Rechtsgrundlage
Buchführung
  • elektronische Rechungen
  • Handelsbücher
  • Handelsbriefe
  • Inventarverzeichnis
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschluss
  • Lagebericht
  • Konzernabschluss
  • Konzernlagebericht
  • Arbeitsanweisungen
  • Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • § 238 ff. HGB,
    § 140 AO,
    § 14b UStG
    Personalsachen
  • Kündigung, Auflösungsvertrag
  • Befristungsvereinbarung
  • Arbeitszeitnachweise
  • Lohn- und Berechnungsnachweis
  • Beschäftigungsverzeichnis
  • ärztliche Bescheinigung, Verzeichnis der Jugendlichen
  • Integrationsverzeichnis
  • Beschäftigungsverzeichnis
  • IOS-, EN-ISO-Normen, ASTM-Methoden
  • Zulassungsschein, Prüfbefunde
  • Wahlakten
  • Befristungsvereinbarung
  • § 623 BGB
    § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG
    § 16 Abs. 2 ArbZG
    § 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII
    § 22 Abs. 3 LadenSchlussG,
    § 41 Abs. 1, 50 Abs. 2 JArbSchG,
    § 80 SGB IX,
    § 13 Abs. 4 Satz 1 und Satz 2 BiostoffVO,
    § 7 der 3. BImSchV,
    § 27 StrlSchVO,
    § 19 WO
    § 14 Abs. 4 TzBfG
    Medizinische Dokumentation
  • Ärztliche Dokumentation: z. B. Arztbrief, Patientenkartei; Medikamentenverschreibung
  • Aufzeichnungen über Röntgenbehandlung: z. B. Röntgenaufzeichnungen, Röntgenbilder
  • Landesrechtliche Berufsordnungen für Ärzte, z. B.
    § 10 Abs. 3 BerufsO Ärzte Hessen § 28 Abs. 4 RöntgV
    Bankunterlagen
  • Vollständige Geschäftsdokumentation: vgl. HGB; z. B. Risikohandbücher
  • Identifizierungsunterlagen
  • Dokumente der Wertpapierdienstleistung: z. B. Aufträge
  • § 25a Abs. 5 KWG
    § 9 GWG
    § 34 WpHG
    Akten der Verwaltung
  • Haushaltsplan
  • Haushaltsrechnung
  • Akten
  • Öffentlich-rechtliche Verträge
  • Unterlagen der öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeit
  • § 33, 33a HGrG
    § 29 VwVfG
    § 57 VwVfG
    § 56 SGB X i.V.m
    § 3a Abs. 2 VwVfG
    § 110a SGB IV
    Gerichtsakten
  • vollständige Prozessakten
  • Schriftgut der Bundesgerichte und der Generalstaatsanwaltschaft: z. B. Aktenregister, Namensverzeichnis, Karteien (§ 1 Abs. 2 SchrAG)
  • § 298a ZPO
    SchriftgutaufbewahrungsG


    Weiterführende Informationen:

    Unified Mail Archive-Produktprospekt
    FAQs zum Unified Mail Archive (UMA)
    Handbücher zum Unified Mail Archive (UMA)




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